25 jan Een mooie VVE-avond

Omdat wij in een prachtig appartement wonen, zijn wij ook lid van een vereniging van eigenaren. Gelukkig heeft een aantal medebewoners zich bereid verklaard om in het bestuur te gaan zitten.
En hebben ze heel wat zaken voor ons allen opgelost. Zoals het regelen van de schoonmaak. Zien dat de schoonmaker zijn werk niet goed doet en dan achter een ander bedrijf aangaan. Dat is ook weer gelukt. Gelukkig.

Ook moet er ook het nodige geregeld worden op het gebied van financiën. Het incasseren van de maandelijkse bijdrage en het doen van betalingen die goedgekeurd zijn, het opstellen van een begroting en het opstellen van een meerjarenplan voor onderhoud en dat soort zaken. Zie daarvoor hieronder.

Het bestuur besteedt deze zaken uit aan een club die dit op zich moet kunnen, als je bedenkt dat de meeste van dit soort organisaties dit software-matig goed in de vingers hebben. Die club schrijft de vergadering uit en levert de bijlagen. Allemaal prima.

Dus wij togen naar een voorheen christelijk verenigingsgebouw. De exploitant daarvan vind ik een prima gastheer met innovatieve ideeën. Boven was de vergadering en tot mijn schrik zag ik dat er sinds 1998 niets veranderd was aan de zaal. Maar de oude modelzeiljachten in het trappenhuis blijf ik prachtig vinden. Gelukkig begon de vergadering op tijd. Jammer dat er geen geluidsvoorziening was. Dus achter in de zaal kreeg niet iedereen alles mee.

Het bestuur had er voor gekozen om de vertegenwoordiger die de papierstroom regelt als voorzitter te benoemen. Misschien had ik dat ook wel gedaan op hun plek.

De man in kwestie presenteerde een Excelbestand dat ons inzichtelijk moest maken welke onderhoudswerkzaamheden ons de eerstkomende misschien wel 20 jaar te wachten stonden. Prachtig zou je zeggen. Alleen: degene die het opgesteld had was vergeten te kijken of het wel logisch was wat er stond.

Onverklaarbare zaken

De uitkomst kan wel kloppen, maar je moet wel kritisch naar de gebruikte formules kijken. Dus dit jaar zouden wij, om maar wat te noemen, iets van € 22 ergens aan hebben uitgegeven terwijl dat niet gebeurd is. De latere jaren waren er ook zulke onverklaarbare vreemde uitgaven ingepland. Vervolgens gaat er dan minimaal een half uur vergaderd worden over zulke onverklaarbare zaken.

De vergadering blijft vragen stellen hoe zit dat nu echt zit, bij monde van een medebewoner die zich niet laat afschepen. De professionele voorzitter vertelt iedere keer weer een verhaal dat niet opschiet. Dan deelt een andere bestuurder mee, dat als we hier niet uitkomen we naar een wettelijke norm moeten en dus veel meer gaan betalen. Een medebewoner die 30 jaar ervaring heeft in debatteren zegt heel netjes: dit voel ik toch als chantage .
Dan is dat argument ook weer weg.

Kwetsbaar opstellen

Hoe was deze discussie te voorkomen? Als de aangestelde voorzitter het volgende gezegd had: ,,Sorry, ik heb het bestand niet goed bekeken, volgens mij moeten we dit aanpassen en correct maken en bij de volgende vergadering zullen we uitleggen hoe deze fout ontstaan is. Maar omdat deze fout geen invloed heeft op de bijdrage, verzoek ik jullie de bijdrage goed te keuren.”

Maar zich kwetsbaar opstellen is niet iedereen gegeven dus dan maar een uur te lang door vergaderen. Dan vraag ik mijzelf altijd af: waarom bedenk je dat niet op het moment dat het speelt en niet pas na de vergadering. Dan had ik wel even kunnen helpen om de vergadering te verkorten.

Theo van der Werff is Groninger ondernemer en accountant.

Column Theo van der Werff in de Gezinsbode
Lees hier het artikel op de website van de Gezinsbode
Door Theo van der Werff. 25 januari 2019
GRONINGEN